ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке, хранении и защиты персональных данных клиентов в ГК «Фаворит Моторс (ГК «Favorit Motors»)
Группа Компаний «FAVORIT MOTORS» — холдинг, в состав которого входит ряд компаний: ООО «ААА Автофранция», ООО «ААА Фаворит Моторс», ООО «Фаворит Моторс Северо-запад», ООО «Фаворит Моторс Групп», ООО «Фаворит Технолоджи», ООО «Фаворит Моторс Автоквартал», ООО «Фаворит Моторс Ф», ООО «КИА Фаворит», ООО «Метро Авто», ООО «Фаворит Моторс К», ООО «Фаворит Моторс Р», ООО «Фаворит Моторс Север», ООО «ФаворитХоф на Варшавке», ООО «Фаворит Моторс Дженерал», ООО «Медиа Технолоджи», ООО «Фаворит Иншуранс», ООО «Фаворит Иншуранс Авто», ООО «ФМ Иншуранс», ООО «Фаворит Девелопмент», ООО «Фаворит Сервис», ООО «Кристал Бизнес Технолоджи».
Каждая из компаний является юридическим лицом, организующим и осуществляющим обработку персональных данных, определяющим цели обработки персональных данных, состав обрабатываемых персональных данных, а также действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Термины и определения
  • 1.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе как то: его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, адрес электронной почты, телефонный номер, и другая информация.
  • 1.2. Обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование.
  • 1.3. Конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта или иного законного основания.
  • 1.4. Распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.
  • 1.5. Использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц.
  • 1.6. Блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.
  • 1.7. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
  • 1.8. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту.
  • 1.9. Общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
  • 1.10. Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
  • 1.11. Клиент (субъект персональных данных) - физическое лицо потребитель услуг ГК «Фаворит Моторс» (ГК «Favorit Motors»), далее «Организация».
  • 1.12. Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными Организацией.
  • 2. Общие положения
  • 2.1. Настоящее Положение об обработке персональных данных (далее — Положение) разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами.
  • 2.2. Цель разработки Положения — определение порядка обработки и защиты персональных данных всех Клиентов Организации, данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
  • 2.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.
  • 2.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Президентом Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.
  • 2.3.2. Изменения в Положение вносятся на основании Приказов Президента Организации.
  • 3. Состав персональных данных.
  • 3.1. В состав персональных данных Клиентов , в том числе входят:
  • 3.1.1. Фамилия, имя, отчество.
  • 3.1.2. Год рождения.
  • 3.1.3. Месяц рождения.
  • 3.1.4. Дата рождения.
  • 3.1.5. Место рождения.
  • 3.1.6. Паспортные данные
  • 3.1.7. Адрес электронной почты.
  • 3.1.8. Номер телефона (домашний, сотовый).
  • 3.2. В Организации могут создаваться (создаются, собираются) и хранятся следующие документы и сведения, в том числе в электронном виде, содержащие данные о Клиентах:
  • 3.2.1. Заявка на обследование о возможности подключения физического лица.
  • 3.2.2. Договор (публичная оферта).
  • 3.2.3. Подтверждение о присоединении к договору.
  • 3.2.5. Копии документов, удостоверяющих личность, а также иных документов, предоставляемых Клиентом, и содержащих персональные данные.
  • 3.2.6. Данные по оплатам заказов (товаров/услуг), содержащие платежные и иные реквизиты Клиента.
  • 4. Цель обработки персональных данных.
  • 4.1. Цель обработки персональных данных - осуществление комплекса действий направленных на достижение цели, в том числе:
  • 4.1.1. Оказание консультационных и информационных услуг.
  • 4.1.2. Маркетинг (рекамно-информационные материалы).
  • 4.1.3. Сделки, не запрещенные законодательством, а также комплекс действий с персональными данными, необходимых для исполнения вышеуказанных сделок.
  • 4.1.4. В целях исполнения требований законодательства РФ.
  • 4.2. Условием прекращения обработки персональных данных является ликвидация Организации, а также соответствующее требование Клиента.
  • 5. Сбор, обработка и защита персональных данных.
  • 5.1. Порядок получения (сбора) персональных данных:
  • 5.1.1. Все персональные данные Клиента следует получать у него лично с его письменного согласия или с согласия, полученного с помощью электронных систем (сервисов), кроме случаев, определенных в п. 5.1.4 и 5.1.6 настоящего Положения и иных случаях, предусмотренных законами РФ.
  • 5.1.2. Согласие Клиента на использование его персональных данных хранится в Организации в бумажном и/или электронном виде.
  • 5.1.3. Согласие субъекта на обработку персональных данных действует в течение всего срока действия договора, а также в течение 5 лет с даты прекращения действия договорных отношений Клиента с Организацией. По истечении указанного срока действие согласия считается продленным на каждые следующие пять лет при отсутствии сведений о его отзыве.
  • 5.1.4. Если персональные данные Клиента возможно получить только у третьей стороны, Клиент должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Третье лицо, предоставляющее персональные данные Клиента, должно обладать согласием субъекта на передачу персональных данных Организации. Организация обязана получить подтверждение от третьего лица, передающего персональные данные Клиента о том, что персональные данные передаются с его согласия. Организация обязана при взаимодействии с третьими лицами заключить с ними соглашение о конфиденциальности информации, касающейся персональных данных Клиентов.
  • 5.1.5. Организация обязана сообщить Клиенту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Клиента персональных данных дать письменное согласие на их получение.
  • 5.1.6. Обработка персональных данных Клиентов без их согласия осуществляется в следующих случаях:
  • 5.1.6.1. Персональные данные являются общедоступными.
  • 5.1.6.2. По требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
  • 5.1.6.3. Обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора.
  • 5.1.6.4. Обработка персональных данных осуществляется в целях заключения и исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Клиент.
  • 5.1.6.5. Обработка персональных данных осуществляется для статистических целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.
  • 5.1.6.6. В иных случаях, предусмотренных законом.
  • 5.1.7. Организация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.
  • 5.2. Порядок обработки персональных данных:
  • 5.2.1. Субъект персональных данных предоставляет Организации достоверные сведения о себе.
  • 5.2.2. К обработке персональных данных Клиентов могут иметь доступ только сотрудники Организации, допущенные к работе с персональными данными Клиента и подписавшие Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента.
  • 5.2.3. Обработка персональных данных Клиента может осуществляться исключительно в целях установленных Положением и соблюдения законов и иных нормативных правовых актов РФ.
  • 5.2.4. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Организация руководствоваться Конституцией Российской Федерации, законом о персональных данных, и иными федеральными законами.
  • 5.3. Защита персональных данных:
  • 5.3.1. Под защитой персональных данных Клиента понимается комплекс мер (организационно-распорядительных, технических, правовых), направленных на предотвращение неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных субъектов, а также от иных неправомерных действий.
  • 5.3.2. Защита персональных данных Клиента осуществляется за счёт Организации в порядке, установленном федеральным законом РФ.
  • 5.3.3. Организация при защите персональных данных Клиентов принимает все необходимые организационно-распорядительные, правовые и технические меры, в том числе:
    Антивирусная защита.
    Анализ защищённости.
    Обнаружение и предотвращение вторжений.
    Управления доступом.
    Регистрация и учет.
    Обеспечение целостности.
    Организация нормативно-методических локальных актов, регулирующих защиту персональных данных.
  • 5.3.4. Доступ к персональным данным Клиента имеют сотрудники Организации, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей.
  • 5.3.6. Все сотрудники, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиентов, обязаны подписать Соглашение о неразглашении персональных данных Клиентов.
  • 5.3.7. Процедура оформления доступа к персональным данным Клиента включает в себя:
  • Ознакомление сотрудника под роспись с настоящим Положением. При наличии иных нормативных актов (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.), регулирующих обработку и защиту персональных данных Клиента, с данными актами также производится ознакомление под роспись.
  • Истребование с сотрудника письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных Клиентов и соблюдении правил их обработки в соответствии с внутренними локальными актами Организации, регулирующих вопросы обеспечения безопасности конфиденциальной информации.
  • 5.3.8. Защита персональных данных Клиентов, хранящихся в электронных базах данных Организации, от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения информации, а также от иных неправомерных действий, обеспечивается Системным администратором.
  • 5.4. Хранение персональных данных:
  • 5.4.1. Персональные данные Клиентов на бумажных носителях хранятся в сейфах.
  • 5.4.2. Персональные данные Клиентов в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети Организации, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов.
  • 5.4.3. Документы, содержащие персональные данные Клиентов, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все документы, содержащие персональные данные Клиентов, помещаются в шкафы (сейфы), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа.
  • 5.4.4. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиентов, обеспечивается:
  • - использованием лицензированных антивирусных и антихакерских программ, не допускающих несанкционированный вход в локальную сеть Организации;
    - разграничением прав доступа с использованием учетной записи;
    - системой паролей.
  • 5.4.5. Копировать и делать выписки персональных данных Клиента разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения Президента Организации.
  • 5.4.6. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений о персональных данных Клиентов даются только с письменного согласия самого Клиента, если иное не установлено законодательством. Ответы оформляются в письменном виде, на бланке Организации, и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных данных Клиента.
  • 6. Блокировка, обезличивание, уничтожение персональных данных
  • 6.1. Порядок блокировки и разблокировки персональных данных:
  • 6.1.1. Блокировка персональных данных Клиентов осуществляется с письменного заявления Клиента.
  • 6.1.2. Блокировка персональных данных подразумевает:
  • 6.1.2.1. Запрет редактирования персональных данных.
  • 6.1.2.2. Запрет распространения персональных данных любыми средствами (e-mail, сотовая связь, материальные носители).
  • 6.1.2.3. Запрет использования персональных данных в массовых рассылках (sms, e-mail, почта).
  • 6.1.2.4. Изъятие бумажных документов, относящихся к Клиенту и содержащих его персональные данные из внутреннего документооборота Организации и запрет их использования.
  • 6.1.3. Блокировка персональных данных Клиента может быть временно снята, если это требуется для соблюдения законодательства РФ.
  • 6.1.4. Разблокировка персональных данных Клиента осуществляется с его письменного согласия (при наличии необходимости получения согласия) или заявления Клиента.
  • 6.1.5. Повторное согласие Клиента на обработку его персональных данных (при необходимости его получения) влечет разблокирование его персональных данных.
  • 6.2. Порядок обезличивания и уничтожения персональных данных:
  • 6.2.1. Обезличивание персональных данных Клиента происходит по письменному заявлению Клиента, при условии, что все договорные отношения завершены и от даты окончания последнего договора прошло не менее 5 лет.
  • 6.2.2. При обезличивании персональные данные в информационных системах заменяются набором символов, по которому невозможно определить принадлежность персональных данных к конкретному Клиенту.
  • 6.2.3. Бумажные носители документов при обезличивании персональных данных уничтожаются.
  • 6.2.4. Организация обязана обеспечить конфиденциальность в отношении персональных данных при необходимости проведения испытаний информационных систем на территории разработчика и произвести обезличивание персональных данных в передаваемых разработчику информационных системах.
  • 6.2.5. Уничтожение персональных данных Клиента подразумевает прекращение какого-либо доступа к персональным данным Клиента.
  • 6.2.6. При уничтожении персональных данных Клиента работники Организации не могут получить доступ к персональным данным субъекта в информационных системах.
  • 6.2.7. Бумажные носители документов при уничтожении персональных данных уничтожаются, персональные данные в информационных системах обезличиваются. Персональные данные восстановлению не подлежат.
  • 6.2.8. Операция уничтожения персональных данных необратима.
  • 6.2.9. Срок, после которого возможна операция уничтожения персональных данных Клиента, определяется окончанием срока, указанным в пункте 7.3 настоящего Положения.
  • 7. Передача и хранение персональных данных
  • 7.1. Передача персональных данных:
  • 7.1.1. Под передачей персональных данных субъекта понимается распространение информации по каналам связи и на материальных носителях.
  • 7.1.2. При передаче персональных данных работники Организации должны соблюдать следующие требования:
  • 7.1.2.1. Не сообщать персональные данные Клиента в коммерческих целях.
  • 7.1.2.2. Не сообщать персональные данные Клиента третьей стороне без письменного согласия Клиента, за исключением случаев, установленных федеральным законом РФ.
  • 7.1.2.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные Клиента о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
  • 7.1.2.4. Разрешать доступ к персональным данным Клиентов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные Клиентов, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
  • 7.1.2.5. Осуществлять передачу персональных данных Клиента в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением, нормативно-технологической документацией и должностными инструкциями.
  • 7.1.2.6. Предоставлять доступ Клиента к своим персональным данным при обращении либо при получении запроса Клиента. Организация обязана сообщить Клиенту информацию о наличии персональных данных о нем, а также предоставить возможность ознакомления с ними в течение десяти рабочих дней с момента обращения.
  • 7.1.2.7. Передавать персональные данные Клиента представителям Клиента в порядке, установленном законодательством и нормативно-технологической документацией и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
  • 7.2. Хранение и использование персональных данных:
  • 7.2.1. Под хранением персональных данных понимается существование записей в информационных системах и на материальных носителях.
  • 7.2.2. Персональные данные Клиентов обрабатываются и хранятся в информационных системах, а также на бумажных носителях в Организации. Персональные данные Клиентов также хранятся в электронном виде: в локальной компьютерной сети Организации, в электронных папках и файлах работников, допущенных к обработке персональных данных Клиентов.
  • 7.2.3. Хранение персональных данных Клиента может осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иное не предусмотрено федеральными законами РФ.
  • 7.3. Сроки хранения персональных данных:
  • 7.3.1. Сроки хранения гражданско-правовых договоров, содержащих персональные данные Клиентов, а также сопутствующих их заключению, исполнению документов - 5 лет с момента окончания действия договоров.
  • 7.3.2. В течение срока хранения персональные данные не могут быть обезличены или уничтожены.
  • 7.3.3. По истечении срока хранения персональные данные могут быть обезличены в информационных системах и уничтожены на бумажном носителе в порядке установленном в Положении и действующем законодательстве РФ.
  • 8. Права оператора персональных данных
  • Организация вправе:
  • 8.1. Отстаивать свои интересы в суде и Федеральной антимонопольной службе РФ.
  • 8.2. Предоставлять персональные данные Клиентов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством РФ (налоговые, правоохранительные органы и др.).
  • 8.3. Отказать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
  • 8.4. Использовать персональные данные Клиента без его согласия, в случаях предусмотренных законодательством РФ.
  • 9. Права Клиента
  • Клиент имеет право:
  • 9.1. Требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
  • 9.2. Требовать перечень обрабатываемых персональных данных, имеющихся в Организации и источник их получения.
  • 9.3. Получать информацию о сроках обработки персональных данных, в том числе о сроках их хранения.
  • 9.4. Требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
  • 9.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке его персональных данных.
  • 10. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
  • 10.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую ответственность в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации и внутренними локальными актами Организации.